Det er efterhånden en håndfuld år siden, at der blev skudt i gang i et storstilet it-projekt på Coops hovedkontor i Albertslund, og nu har dagligvarekoncernen nået et afgørende punkt.

31. oktober koblede Coop de sidste varenumre og leverandører over på det nye it-system Coop One, og dermed kunne teamet, der har omfattet mere end 500 it-folk og betydet en milliardregning til Coop, sætte punktum for implementeringen, som startede i 2019.

”Vi har nu rullet alle vores varer over på det nye system. Vi kørte det sidste rul i slutningen af oktober, hvor vi koblede de sidste 27 pct. af omsætningen på. Det var 1.500 leverandører og 130.000 varenumre, så det var en stor omgang,” siger Per Thau, koncerndirektør i Coop med ansvar for indkøb, sortiment og logistik, til DetailWatch.

Coop One er et it-system fra softwarevirksomheden SAP, som skal samle alle Coops ERP-løsninger (enterprise resource planning-løsninger, red.) i ét system.

Coop mangler fortsat at koble koncernens finansplatform på det nye system, hvilket efter planen sker i andet kvartal af 2023, fortæller koncerndirektøren.

”Hele varesiden er færdig nu, og det gør en stor forskel. Det er en kæmpe milepæl, vi har nået nu,” siger han.

Målet med projektet har dels været at strømline it-strukturen og rydde ud i et væld af gamle it-systemer – nogle af dem har mere end 50 år på bagen – men samtidig også at fremtidssikre Coop, så koncernen eksempelvis kan udnytte data langt bedre fremover.

”Vi har nu et state of the art-system på detailhandel i Norden. Det er det mest moderne it-system, man kan have, og det er cloud-baseret. Det betyder, at vi nu har en helt anden styringsmekanisme og gennemsigtighed på vores forretning,” siger Per Thau.

Tidsplan er blevet skudt

Arbejdet med implementeringen af Coop One har trukket længere ud, end det oprindeligt var planlagt. Coop startede med en mindre test i 2019, hvor der blev koblet få varer på systemet, og så gik den reelle implementering for alvor i gang i oktober 2020. Her var meldingen, at alle varer ville være koblet på Coop One i første halvdel af 2022.

”Det første store rul var i oktober 2020, og der havde vi en forestilling om, at vi meget hurtigt skulle køre næste rul. Men mængden af ting, vi skulle fikse, var simpelthen for stor, og derfor valgte vi at bruge lidt længere tid på det,” siger Per Thau.

I slutningen af oktober i år nåede Coop endelig i mål, og den ekstra tid har ifølge koncerndirektøren været med til at sikre, at Coop er kommet godt igennem projektet.

”Jeg tror, at det var en god beslutning at bruge lidt længere tid på implementeringen. Det sidste rul, der har været det største og mest komplekse, er gået rigtig godt,” siger Per Thau og fortsætter:

”Det er ikke sådan, at vi ikke har fejl og problemstillinger, vi skal løse, for det vil man altid have i så store it-projekter, og det har vi bestemt også. Men vi er meget tilfredse med den måde, vi er kommet igennem med det her rul, og jeg tror, det er et udtryk for, at vi lige har taget os lidt bedre tid.”

”Vi står rigtig godt”

En af de fejl, Coop har kæmpet med under implementeringen af Coop One, betød, at dagligvarekoncernen i august måtte smide paller med varer ud, da de ikke var blevet leveret korrekt til butikkerne.

Coop forklarede til Ekstra Bladet, at der i Coop One, der også styrer Coops lager og bestilling af varer, var ”gået koks i”, hvilke varer der skulle sendes ud fra lageret.

I dag er Per Thau forsigtig, men optimistisk, når han bliver spurgt, om der er flere store hurdles og fejl, Coop skal kæmpe med.

”Jeg er altid meget ydmyg, når jeg udtaler mig om den type ting, for man ved jo aldrig helt, om der dukker nogle fejl op i næste uge, som vi ikke har set endnu. Men 7-9-13 ser det virkelig godt ud,” siger han og fortsætter:

”Vi står rigtig godt. En af vores store bekymringer var kød, hele ferskvaredelen, frost og brød. Det er nogle meget følsomme kategorier, og det kører virkelig, virkelig godt, så det er meget positivt.”

Småfejl og justeringer er dog fortsat på programmet, lyder det.

”Vi har nogle områder, hvor vi har lidt flere problemstillinger, men det er stadig i et niveau, hvor vi kan håndtere det, og der bliver løbet stærkt inde bagved, så vi får løst tingene,” siger Per Thau.

Per Thau lægger ikke skjul på, at implementeringen af Coop One har været et omfattende projekt for koncernen, og projektet er da også tidligere blevet kaldt Danmarks største SAP-projekt.

I kroner og øre har Coop One også været en betydelig udskrivning for dagligvarekoncernen. Per Thau sætter ikke konkrete tal på, hvor meget it-systemet har kostet, men fortæller, at budgettet for Coops samlede retailprogram, som også omfatter en række andre it-investeringer, er 2,5 mia. kr.

”Det tal forventer vi stadig at holde os indenfor,” siger han.

Nu skal systemet finjusteres

Selvom Coop nu er færdig med en stor del af implementeringen af Coop One, er arbejdet med it-systemet langt fra tilendebragt, understreger Per Thau.

”Vi skal have gjort vores sidste rul endeligt færdig. Det er det, vi er i gang med nu. Vi er i det, vi kalder hypercare-perioden, hvor vi får rettet de fejl, der er. Det er første sigte, og det skal vi gerne være færdig med inden nytår,” siger han.

Næste fase har to spor, fortæller koncerndirektøren. Det ene spor handler om at få koblet finansdelen på Coop One, hvilket som nævnt efter planen sker i andet kvartal næste år. Det andet spor handler om generel videreudvikling af Coop One.

”Vi har et billede af, at vi nu har implementeret 80 pct. af systemet, og det, vi skal i de kommende år, er at løfte det fra 80 til 100 pct. Det er her, vi fintuner vores processer og gør systemet endnu bedre.”

Den opgave stopper aldrig, men vil være større i de første år, lyder det.

”Man skal huske på, at vi har haft vores gamle systemer i 50 år, og de har været tilpasset og fintunet til vores forretning igennem 50 år. Det skal vi også gøre med SAP-systemet de næste 50 år, men behovet er selvfølgelig størst i de første år,” siger Per Thau.

Beholder 200 it-folk

Arbejdet med at optimere Coop One i de kommende år kommer primært til at ligge internt hos Coop.

”Vi har taget en beslutning om at bruge vores egne folk, fordi vi synes, at vi er lykkedes godt med vores organisation. Så det skal vi i høj grad selv kunne drive,” siger Per Thau.

Når Coop næste sommer også har fået koblet finansdelen på Coop One, vil koncernen sende de mange konsulenter hjem, der har arbejdet med projektet, men beholde omkring 200 interne it-folk, der skal drive systemet fremover.

”Det har været et projekt, men nu er det vores forretning og dagligdag. Så de mennesker, som har drevet projektet, har vi også brug for i dagligdagen i vores organisation fremadrettet.”

Milliardduel mellem dagligvaregiganter: It-kapløb spidser til under priseksplosion

Coop-formand venter hård landing i 2022: ”Det bliver ikke et godt resultat”